OE-5. Administración electrónica, transparencia y datos

La LPAC distingue a quienes pueden elegir el canal de relación y a quienes están obligados a utilizar medios electrónicos. Entre los obligados se encuentran personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y profesionales con colegiación obligatoria para los trámites de su actividad profesional. La obligación del representante se conecta con la condición del representado, sin olvidar las obligaciones propias que pueda tener quien actúa profesionalmente.

Una persona física no obligada puede modificar en cualquier momento el medio inicialmente elegido. También puede establecerse reglamentariamente la obligación electrónica para determinados procedimientos y colectivos cuando se acredite que disponen de los medios necesarios. No debe afirmarse que toda persona física puede elegir siempre papel.

Si un obligado presenta una solicitud en papel, la Administración debe requerir subsanación electrónica. A estos efectos se considera fecha de presentación aquella en que se efectúa la subsanación. La regla afecta a la tempestividad de la solicitud: entregar un papel el último día no asegura conservar esa fecha frente al deber de subsanar.

El registro electrónico permite presentar documentos las veinticuatro horas de todos los días del año. Para cumplir un plazo fijado en días hábiles, una presentación realizada en día inhábil se entiende efectuada en la primera hora del siguiente día hábil, salvo regla especial que permita la recepción con otros efectos. No confundas disponibilidad técnica con la regla jurídica de cómputo.

La sede debe informar de fecha y hora oficial, calendario de días inhábiles y órgano o unidad responsable. Los documentos presentados presencialmente por quienes pueden hacerlo se digitalizan en la oficina de asistencia y los originales se devuelven, salvo las excepciones previstas. Un correo personal al funcionario no sustituye a un registro admitido por el artículo 16.

Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único para los documentos electrónicos de procedimientos finalizados. El archivo exige conservación con garantías; no consiste simplemente en dejar una copia en el ordenador personal del empleado que tramitó el expediente.

La sede electrónica es una dirección electrónica de titularidad de una Administración u organismo en los términos legales. Su configuración implica responsabilidades sobre la integridad, veracidad y actualización de información y servicios. No todo portal informativo es una sede ni tiene automáticamente los mismos efectos jurídicos.

Las sedes asociadas tienen consideración de sede electrónica a todos los efectos. Entre la información necesaria se encuentran la fecha y hora oficial y el calendario de días inhábiles. La Carpeta Ciudadana es el área personalizada de relación con el sector público estatal; debe distinguirse del portal general de acceso y del registro en el que se presentan documentos.

El Real Decreto 203/2021 desarrolla el funcionamiento electrónico. Las medidas y garantías exigidas a una actuación deben ser proporcionales a su naturaleza y circunstancias, evitando pedir mecanismos desproporcionados para un trámite sencillo.

Identificar permite comprobar quién actúa; firmar acredita los aspectos jurídicos que la ley vincula a la expresión de voluntad y al documento. Para realizar una actuación administrativa, la regla del artículo 11.1 LPAC permite que baste acreditar la identidad. La firma es exigible en los supuestos específicos del apartado segundo, no en toda consulta electrónica.

Los sistemas admitidos incluyen certificados cualificados y otros sistemas con registro previo que cumplan las condiciones legales. No debe confundirse un mecanismo reconocido de identificación con la obligación universal de usar un único certificado concreto.

Las personas no obligadas a relacionarse electrónicamente deben recibir asistencia. Un funcionario habilitado puede utilizar su firma para la identificación o firma del interesado cuando este carece de medios, previa identificación y consentimiento expreso. La habilitación no equivale a suplantar al ciudadano ni a decidir por él el contenido de su solicitud.

Existe actuación administrativa automatizada cuando el acto o actuación se realiza íntegramente por medios electrónicos en un procedimiento administrativo y sin intervención directa de un empleado público. No basta que una persona utilice una aplicación para redactar una resolución: en ese caso puede seguir existiendo intervención humana directa.

Deben fijarse previamente los órganos competentes para especificación, programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad y auditoría, cuando proceda. También debe señalarse el órgano responsable a efectos de impugnación. El interesado no recurre contra el programa informático, sino frente al órgano jurídicamente identificado.

La firma del personal al servicio de la Administración se rige por su regulación propia. En los supuestos legalmente previstos puede referirse solo al número de identificación profesional, pero esa posibilidad no habilita el anonimato general de cualquier actuación administrativa.

Transparencia, acceso a la información y obligaciones de buen gobierno son los tres ámbitos que articula la Ley 19/2013. La publicidad activa obliga a publicar determinada información sin esperar una solicitud individual; el derecho de acceso permite solicitar información pública. Ambas vías favorecen participación informada y rendición de cuentas, pero tienen procedimientos y límites propios.

La publicidad activa alcanza a ciertos sujetos privados que reciben ayudas o subvenciones públicas. Deben comprobarse los dos supuestos del artículo 3.b: superar cien mil euros anuales o que al menos el cuarenta por ciento de los ingresos sean ayudas públicas, siempre que alcancen cinco mil euros. No basta aplicar el porcentaje ignorando ese mínimo.

En los órganos constitucionales enumerados por la ley, el ámbito de sujeción se conecta con actividades sujetas a Derecho Administrativo. La publicación de información económica no autoriza a divulgar sin límite las nóminas individualizadas de todos los empleados; deben respetarse los datos protegidos y el alcance legal de cada obligación.

La persona solicitante no tiene que motivar obligatoriamente su solicitud de acceso. Puede explicar sus motivos, pero omitirlos no basta para inadmitir. Los límites y las causas de inadmisión requieren su presupuesto legal: no debe utilizarse una invocación genérica de comodidad o eficacia administrativa como límite no previsto.

El plazo ordinario para resolver y notificar es un mes desde que el órgano competente recibe la solicitud. Puede ampliarse por otro mes cuando el volumen o complejidad lo justifiquen, notificándolo previamente al solicitante. El acceso es gratuito, aunque expedir copias o cambiar el formato pueda generar las exacciones permitidas.

La reclamación ante el CTBG constituye una vía específica con plazo máximo de resolución de tres meses y silencio desestimatorio. No se aplica indistintamente frente a todos los sujetos: para los órganos del artículo 2.1.f la ley prevé la vía contencioso-administrativa en los términos del artículo 23.2. La información con datos personales exige examinar la regla concreta de acceso, consentimiento, habilitación o disociación.

Las obligaciones de buen gobierno afectan a los sujetos incluidos en el título correspondiente de la Ley 19/2013. No toda infracción de cualquier empleado se encuadra automáticamente en ese título: deben comprobarse el ámbito subjetivo, la conducta y el régimen aplicable.

Un alto cargo no debe aceptar para sí regalos que superen los usos habituales, sociales o de cortesía. Si el regalo tiene relevancia institucional se incorpora al patrimonio público en los términos legales. La transparencia no convierte en lícita una aceptación prohibida por el simple hecho de publicarla.

Las infracciones de buen gobierno pueden dar lugar a consecuencias específicas, incluida la publicación de la declaración de incumplimiento o la pérdida de indemnización por cese en los supuestos previstos. El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno tiene funciones propias de control y garantía; debe distinguirse de las autoridades de protección de datos y de los órganos disciplinarios.

El RGPD y la LO 3/2018 constituyen referencias centrales del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, mediante declaración o acción afirmativa clara. No es la única base jurídica posible: las Administraciones deben examinar la obligación legal, misión de interés público o ejercicio de poderes públicos y las condiciones de cada tratamiento.

La responsabilidad proactiva obliga al responsable a cumplir y poder demostrar el cumplimiento de los principios. El deber de confidencialidad continúa después de terminar la relación con el responsable o encargado. La finalización del contrato de un empleado no convierte los datos a los que accedió en información libremente divulgable.

Una violación de seguridad puede exigir notificación a la autoridad de control en un máximo de 72 horas desde que se tenga constancia, con las condiciones y excepciones del artículo 33 RGPD. No debe confundirse esa notificación con la comunicación al interesado: tienen presupuestos propios. La regulación española del consentimiento de menores debe interpretarse junto a las excepciones legales en que se requiere asistencia de representantes.

Los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad tienen condiciones distintas; no deben ofrecerse como una lista con idénticos efectos. La rectificación exige identificar los datos afectados y la corrección solicitada. La oposición a mercadotecnia directa puede ejercerse en cualquier momento y no se neutraliza invocando un interés legítimo prevalente para seguir enviando publicidad.

El responsable atiende las solicitudes en el plazo del RGPD y debe informar de una prórroga dentro del plazo inicial cuando concurran complejidad o número de solicitudes. Una petición manifiestamente infundada o excesiva puede dar lugar a un canon razonable o a negativa motivada en los términos legales; la mera incomodidad de tramitarla no basta.

En datos de personas fallecidas, la LO 3/2018 reconoce determinadas facultades a familiares y personas vinculadas, con los límites de la prohibición del fallecido o de la ley. Por tanto, la exclusión general del RGPD para personas fallecidas no significa que en España no exista ninguna regla sobre acceso, rectificación o supresión de esos datos.