DA-3. Procedimiento, interesados y plazos

La Ley 39/2015 regula el procedimiento administrativo común y otros aspectos de la actuación administrativa. La organización y funcionamiento de órganos colegiados se encuadra principalmente en la Ley 40/2015. Las universidades públicas se rigen por sus normas específicas y supletoriamente por la LPAC, y los procedimientos tributarios tienen su régimen especial con aplicación supletoria en los términos legales.

La capacidad de obrar permite actuar ante la Administración. Además de quienes la tienen conforme a las normas civiles, la LPAC contempla supuestos propios, incluidos determinados menores para los derechos e intereses cuya actuación les permite el ordenamiento. Los grupos de afectados, uniones sin personalidad y patrimonios independientes o autónomos tienen capacidad cuando una ley lo declare expresamente.

No debe deducirse que toda entidad sin personalidad carece necesariamente de capacidad administrativa ni que la tenga para cualquier procedimiento sin base legal. Primero identifica el sujeto y después la norma que habilita su actuación.

La condición de interesado se conecta con derechos e intereses legítimos individuales o colectivos afectados por la actuación administrativa. Las asociaciones y organizaciones representativas pueden ser titulares de intereses legítimos colectivos en los términos que reconozca la ley. No basta una mera curiosidad por el expediente para asumir todos los derechos de parte.

Si durante la instrucción se identifica a personas con derechos o intereses legítimos directos que puedan verse afectados, debe comunicárseles la tramitación en el supuesto del artículo 8. El deber no se satisface suponiendo que ya habrán leído un anuncio o que otra persona les avisará.

Cuando varias personas presentan una solicitud y no designan representante ni interesado con quien entenderse, las actuaciones se realizan con quien figura en primer término. Esa regla organiza las comunicaciones y no convierte al primero en titular exclusivo del derecho material solicitado por todos.

La persona interesada puede actuar por representante en los términos de la LPAC. Para gestiones de mero trámite se presume la representación; para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir y renunciar a derechos debe acreditarse conforme al artículo 5.

La falta o insuficiencia de acreditación no impide tener por realizado el acto si se aporta o subsana en el plazo que debe conceder el órgano, normalmente diez días y con la posibilidad legal de ampliarlo cuando lo exijan las circunstancias. No debe rechazarse sin más una solicitud por un defecto subsanable de representación.

El apoderamiento apud acta puede otorgarse mediante comparecencia personal o electrónica. Los poderes inscritos en el registro electrónico tienen una validez máxima de cinco años desde la inscripción. Debe distinguirse la validez del poder de la duración del procedimiento concreto y de los efectos de una revocación, que se vinculan a su inscripción en los términos del artículo 6.

Los mecanismos de identificación y firma tienen funciones distintas. La identidad acredita quién actúa; la firma se exige en los actos concretos que establece la LPAC y se realiza mediante sistemas admitidos. El tratamiento del representante exige, además, comprobar la representación cuando corresponda: identificar a una persona no acredita por sí solo que pueda actuar por otra.

El interesado tiene derecho a conocer el estado de tramitación, identificar autoridades y personal responsable, acceder y obtener copias en los términos legales y no presentar documentos que la Administración ya tiene o debe recabar. Si excepcionalmente no se consigue obtener un documento por los medios legalmente previstos, puede ser necesario volver a pedirlo justificadamente.

El derecho a presentar alegaciones y a ser informado no equivale a imponer siempre tramitación simplificada a petición propia. Tampoco las reglas lingüísticas permiten exigir traducciones que el artículo 15.3 excluye cuando el documento debe surtir efectos en otra comunidad donde la misma lengua es cooficial.

La Administración debe dictar resolución expresa y notificarla cualquiera que sea la forma de iniciación. Hay excepciones legales, como la terminación por pacto o convenio en los términos del artículo 21.1. Caducidad, desistimiento o renuncia no se convierten automáticamente en permiso para no dictar la resolución declarativa que proceda.

El plazo máximo lo fija la norma reguladora y no puede superar seis meses salvo que una ley establezca uno mayor o lo prevea el Derecho de la Unión. Si la norma no fija plazo, rige el supletorio de tres meses. En procedimientos a solicitud, el inicio del cómputo se conecta con la entrada en el registro electrónico de la Administración u organismo competente para tramitar, no con cualquier entrega informal de documentos.

La suspensión del cómputo y la ampliación del plazo máximo son figuras diferentes. Un requerimiento de subsanación puede suspender entre su notificación y el cumplimiento o vencimiento del plazo concedido. La ampliación del artículo 23 requiere sus presupuestos excepcionales, se notifica a los interesados y no admite recurso autónomo. El incumplimiento del deber de resolver puede generar responsabilidad disciplinaria, sin perjuicio de otras consecuencias.

El silencio no es una forma de eludir el deber de resolver. En procedimientos iniciados a solicitud, la regla de estimación tiene excepciones establecidas por la ley, el Derecho de la Unión y las normas internacionales aplicables. El derecho de petición del artículo 29 CE es un supuesto de silencio desestimatorio, no un cauce para obtener por inactividad cualquier pretensión.

La estimación presunta produce los efectos del acto administrativo en los términos del artículo 24. La resolución expresa posterior solo puede ser confirmatoria cuando se ha producido silencio estimatorio. No puede la Administración decidir libremente que ahora prefiere desestimar y desconocer el acto presunto sin acudir al cauce de revisión correspondiente.

El silencio desestimatorio permite utilizar los recursos que procedan y no prejuzga necesariamente el sentido de la posterior resolución expresa. Los efectos del silencio pueden acreditarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, incluido su certificado, y hacerse valer ante sujetos públicos o privados. El certificado no debe confundirse con un requisito constitutivo indispensable del silencio ya producido.

En los procedimientos de oficio, la falta de resolución se rige por el artículo 25, no por una aplicación automática del silencio positivo de las solicitudes. Si pueden derivarse reconocimiento o constitución de derechos u otras situaciones favorables, los interesados comparecidos pueden entender desestimadas sus pretensiones en los términos legales.

En procedimientos sancionadores o de intervención susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen, el vencimiento sin resolución produce caducidad. La resolución que la declara ordena archivar las actuaciones. No aparece una sanción presunta, ni basta trasladar la figura de desestimación para continuar indefinidamente un procedimiento caducado.

Para resolver un supuesto, identifica primero quién inició el procedimiento y después su naturaleza favorable o desfavorable. Aplicar una regla memorizada sin esas dos comprobaciones confunde silencio, caducidad y obligación pendiente de resolver.

Los términos y plazos obligan tanto a las autoridades y personal competentes como a los interesados. Si se señalan por horas, se computan de hora en hora y de minuto en minuto, con el límite legal para expresarlos como tales. Si se fijan por días, la regla general excluye sábados, domingos y festivos, salvo que ley o Derecho de la Unión dispongan otro cómputo.

Los días naturales deben hacerse constar en la notificación cuando proceda ese sistema. En plazos por meses o años, el vencimiento se determina por las reglas del artículo 30; si en el mes final no existe día equivalente, vence el último día del mes. Un plazo de un mes no se sustituye indistintamente por treinta días.

Si un día es hábil en el municipio de residencia del interesado e inhábil en la sede del órgano, o a la inversa, se considera inhábil en el cómputo general del artículo 30.6. El calendario de días inhábiles se fija por las Administraciones competentes y no determina por sí solo la apertura de oficinas o la jornada laboral. En registro electrónico existen particularidades que deben estudiarse junto al artículo 31.

La ampliación ordinaria del artículo 32 no puede exceder de la mitad del plazo y exige que las circunstancias lo aconsejen y no se perjudiquen derechos de terceros. Tanto la solicitud como la decisión deben producirse antes del vencimiento: un plazo ya vencido no puede ampliarse mediante esta regla.

Los acuerdos de ampliación o denegación no admiten recurso autónomo, sin perjuicio del que proceda contra la resolución final. La ley contempla supuestos específicos, como procedimientos con intervención de oficinas consulares o interesados residentes fuera de España.

Una incidencia técnica que impida el funcionamiento ordinario puede justificar ampliar plazos no vencidos, publicando la incidencia y la ampliación concreta en la sede. Un ciberincidente grave puede habilitar ampliación general en los términos del artículo 32.5. No debe suponerse que cualquier fallo del ordenador particular del interesado amplía automáticamente todos los plazos administrativos.